Báo cáo cuối ngày
Chốt quầy cuối ngày: tiền mặt, chuyển khoản, hóa đơn và hàng đã bán trong ngày.
Cuối ngày, trước khi đóng cửa, bạn cần biết: hôm nay thu được bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu tiền chuyển khoản, đã bán những hóa đơn nào và bán ra những món gì. Báo cáo cuối ngày gom đủ bốn câu trả lời đó vào một màn hình để bạn chốt quầy trong vài phút.
Mở báo cáo cuối ngày
- Đưa chuột lên Báo cáo trên thanh menu đỏ.
- Bấm Báo cáo cuối ngày 1.
Chọn ngày và đọc bảng tổng hợp
Màn hình mở sẵn số liệu của hôm nay, ở thẻ Tổng hợp.
- Muốn xem ngày khác, chọn ở ô Ngày chốt 1, hoặc bấm Hôm trước 2 để lùi một ngày (bấm Hôm nay để quay về).
- Có nhiều chi nhánh thì chọn chi nhánh cần chốt ở ô Chi nhánh. Để "Tất cả chi nhánh" là cộng chung.
- Đọc bốn thẻ số 3:
- Tổng tiền thu — mọi khoản tiền thật đã vào quỹ trong ngày: tiền bán hàng, tiền khách trả nợ, các phiếu thu khác.
- Tổng tiền chi — mọi khoản đã chi ra: trả nhà cung cấp, hoàn tiền khách, tiền điện nước…
- Tiền vào thêm hôm nay — thu trừ chi. Số âm nghĩa là hôm nay chi nhiều hơn thu.
- Doanh thu thuần — giá trị hàng đã bán trong ngày (sau giảm giá, trừ hàng trả lại), kèm số hóa đơn.
- Bảng bên dưới 4 tách tiền theo Tiền mặt, Chuyển khoản, Ví điện tử và Hình thức khác: mỗi dòng có số phiếu thu, tiền thu, số phiếu chi, tiền chi và phần chênh lệch.
Vì sao tiền thu khác doanh thu?
Tiền thu là tiền thật sự vào quỹ, còn doanh thu là giá trị hàng đã bán. Hai số này lệch nhau là bình thường: khách mua ghi nợ thì có doanh thu mà chưa có tiền; khách đến trả nợ cũ thì có tiền mà không có doanh thu mới. Khi đếm tiền, hãy đối chiếu với tiền thu.
Đối chiếu với két và sao kê
Chênh lệch ở dòng Tiền mặt là số tiền mặt tăng thêm trong ngày — đem so với tiền trong két (sau khi trừ tiền lẻ để sẵn đầu ngày). Dòng Chuyển khoản đem so với sao kê ngân hàng. Nếu cửa hàng chia ca, mỗi ca vẫn nên kết ca để đếm két riêng; báo cáo cuối ngày cộng cả ngày và đủ mọi hình thức thanh toán.
Xem các hóa đơn trong ngày
Bấm thẻ Hóa đơn.
Các thẻ số 1 cho biết trong ngày có bao nhiêu hóa đơn, khách phải trả tổng cộng bao nhiêu, đã thu được bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu. Danh sách 2 liệt kê từng hóa đơn theo giờ, kèm tên khách, người bán, tiền hàng, giảm giá, đã thu và còn nợ. Ô Người bán ở trên giúp xem riêng hóa đơn của một nhân viên.
Chỉ tính hóa đơn đã hoàn tất
Đơn còn nháp hoặc đơn đặt hàng chưa giao không có trong danh sách này. Chúng nằm ở màn Đặt hàng.
Xem phiếu thu chi trong ngày
Bấm thẻ Phiếu thu chi để thấy từng khoản tiền vào ra: mã phiếu, giờ, trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản, thu chi vì việc gì (kèm mã hóa đơn gốc) và ai nộp, ai nhận 1.
Thấy tiền két bị thiếu, hãy xem thẻ này trước: dùng ô Phương thức để chỉ hiện các phiếu tiền mặt, rồi dò xem có khoản chi nào quên chưa trừ.
Xem hàng đã bán trong ngày
Thẻ Hàng đã bán cho biết mỗi mặt hàng bán được bao nhiêu, mang về bao nhiêu doanh thu và lãi bao nhiêu.
Các thẻ số 1 cộng chung cả ngày. Trong bảng 2, Giá vốn là tiền nhập của chính số hàng vừa bán, Lãi gộp là doanh thu trừ giá vốn, còn Tỷ suất cho biết cứ 100 đồng bán ra thì lời bao nhiêu đồng. Mặt hàng có tỷ suất thấp là hàng bán nhiều mà lời mỏng.
In hoặc lưu báo cáo
Bấm Xuất Excel ở góc phải phía trên để tải về đúng thẻ đang xem, với đúng ngày và chi nhánh đang chọn. Mở file bằng Excel để in hoặc gửi cho kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Thu ngân của tôi chỉ thấy hai thẻ Hóa đơn và Hàng đã bán?
Đúng thiết kế. Thẻ Tổng hợp và Phiếu thu chi là số liệu tiền của cửa hàng, chỉ người được xem báo cáo tài chính mới thấy. Thu ngân chỉ có quyền bán hàng vẫn mở được màn này để đối chiếu hóa đơn của mình. Chỉnh quyền ở Phân quyền.
Hôm nay không có khoản ví điện tử nào, sao bảng vẫn có dòng đó?
Bảng luôn đủ bốn hình thức để bạn đọc được "hôm nay không có khoản nào" thay vì phải đoán dòng đó đi đâu.
Tôi sửa một hóa đơn của hôm qua, báo cáo có đổi không?
Có. Báo cáo luôn tính lại từ hóa đơn và phiếu thu chi hiện có. Chọn lại ngày hôm qua là thấy số mới.