Nhập hàng vào kho
Lập phiếu nhập: chọn hàng, số lượng, giá nhập, trả tiền nhà cung cấp — kho tự cộng.
Mỗi khi hàng về, bạn lập một phiếu nhập hàng: chọn món, gõ số lượng, kiểm lại giá rồi bấm Hoàn thành. Kho tự cộng thêm hàng, giá vốn tự tính lại, và số tiền còn nợ nhà cung cấp tự ghi vào sổ. Đây là việc nên làm ngay sau khi thêm hàng hóa, để phần mềm biết trong kho đang có bao nhiêu.
Mở trang lập phiếu nhập
- Đưa chuột lên Mua hàng › bấm Phiếu nhập hàng.
- Bấm nút Lập phiếu nhập 1 ở góc phải.
Trang lập phiếu chia hai phần: bên trái là bảng hàng hóa, bên phải là nhà cung cấp và tiền.
Bước 1 — Thêm hàng vào phiếu
Gõ tên hoặc mã hàng vào ô tìm kiếm 1 trên cùng, rồi bấm vào món cần nhập trong danh sách hiện ra. Có máy quét thì quét thẳng mã vạch trên bao bì cũng được.
Mỗi món thêm vào là một dòng trong bảng. Làm lại như vậy cho từng món trong lô hàng về. Quét lại một món đã có trong phiếu thì phần mềm cộng thêm 1 vào số lượng chứ không tạo dòng trùng.
Mẹo
Ở màn Danh sách hàng hóa, bạn có thể tích chọn nhiều món (ví dụ các món sắp hết hàng) rồi bấm Nhập hàng — phiếu nhập mở ra với sẵn các món đó.
Bước 2 — Số lượng, đơn vị và đơn giá
- Đơn vị tính 1: hàng bán được nhiều đơn vị (lon và thùng) thì chọn đúng đơn vị trên hóa đơn của nhà cung cấp. Đổi sang Thùng thì đơn giá tự nhân lên theo số lon trong thùng.
- Số lượng 2: gõ số lượng thực nhận.
- Đơn giá 3: phần mềm điền sẵn bằng giá vốn hiện tại của món đó (hàng chưa nhập lần nào thì lấy giá nhập bạn khai lúc thêm hàng). Nếu lần này nhà cung cấp báo giá khác thì sửa lại cho đúng hóa đơn.
Dòng nào thêm nhầm thì bấm hình thùng rác ở đầu dòng để xoá.
Nhà cung cấp giảm giá cho một món
Bấm vào ô Giảm giá của dòng đó, một bảng nhỏ hiện ra. Gõ số tiền giảm vào ô 1 — đây là số giảm cho mỗi đơn vị (mỗi lon, mỗi hộp), không phải cho cả dòng. Dòng chữ nhỏ bên dưới 2 cho biết cả dòng được giảm bao nhiêu, để bạn đối chiếu với hóa đơn.
Bấm hai nút đ / % bên cạnh để chọn giảm theo số tiền hay theo phần trăm.
Nhà cung cấp chỉ ghi tổng tiền của dòng?
Bấm vào ô Thành tiền ở cuối dòng: bảng nhỏ này cho gõ thẳng số tiền cả dòng đúng như trên hóa đơn (ví dụ 24 lon tính tròn 550.000đ). Phần mềm tự chia đều ra giảm giá cho từng lon, không lệch đồng nào.
Bước 3 — Chọn nhà cung cấp
Nhìn sang cột bên phải:
- Bấm vào ô 1, gõ vài chữ trong tên nhà cung cấp rồi chọn. Chưa có trong danh sách thì bấm dấu + 2 để thêm mới ngay tại đây.
- Ô Mã phiếu nhập 3 để trống thì phần mềm tự đặt mã (PN000001…). Muốn dùng số hóa đơn của nhà cung cấp làm mã thì gõ vào.
- Kiểm lại dòng Cần trả nhà cung cấp 4 — phải khớp với tổng tiền trên hóa đơn giấy.
Ô Giảm giá ở cột phải là giảm cho cả phiếu (ví dụ nhà cung cấp bớt 50.000đ cho cả lô). Phần mềm tự chia khoản giảm này về từng món để tính giá vốn cho đúng.
Bước 4 — Trả tiền cho nhà cung cấp
Trả tiền ngay lúc nhận hàng thì ghi luôn trên phiếu; chưa trả (mua chịu) thì để ô tiền bằng 0 — toàn bộ số tiền sẽ tính vào công nợ.
- Mặc định tiền được chi từ két tiền mặt của chi nhánh. Nếu trả bằng chuyển khoản hoặc ví điện tử, bấm nút hình thẻ 1 cạnh chữ Tiền trả nhà cung cấp (xem hộp thoại ngay bên dưới).
- Gõ số tiền đã trả vào ô tiền, hoặc bấm Trả đủ 2 để điền đúng toàn bộ số cần trả.
- Dòng chữ nhỏ dưới ô tiền 3 nhắc lại tiền sẽ ra khỏi quỹ nào — nhìn qua cho chắc. Dòng Tính vào công nợ là phần còn thiếu sẽ ghi nợ.
Hộp thoại của nút hình thẻ: chọn Phương thức thanh toán 1 (ví dụ Chuyển khoản), chọn tài khoản đã chuyển tiền ở ô Chi tiền từ 2, rồi bấm Xong 3. Bấm Hủy thì giữ nguyên lựa chọn cũ.
Tài khoản ngân hàng phải được khai trước ở phần Thiết lập — xem Thêm tài khoản ngân hàng, ví điện tử.
Bước 5 — Lưu tạm hay Hoàn thành
Hai nút ở đáy cột phải (số 4 và 5 trong ảnh ở bước 4):
| Nút | Khi nào dùng | Kết quả |
|---|---|---|
| Lưu tạm 4 | Đang gõ dở, hàng chưa về đủ, cần kiểm lại sau | Phiếu được cất lại. Chưa cộng kho, chưa ghi nợ. Mở lại để sửa tiếp bất cứ lúc nào. |
| Hoàn thành 5 | Đã kiểm đủ hàng, đúng giá | Kho cộng thêm hàng, giá vốn tính lại, ghi nợ nhà cung cấp, và nếu có tiền trả thì lập luôn phiếu chi. |
Lưu ý
Chỉ trả tiền được khi bấm Hoàn thành. Phiếu lưu tạm mà có gõ tiền trả thì phần mềm sẽ nhắc bạn đưa số tiền về 0.
Xem lại phiếu đã nhập
Bấm Hoàn thành xong, bạn quay về màn Phiếu nhập hàng. Bấm vào dòng phiếu để xem chi tiết: từng món, giá, giảm giá, tổng tiền, đã thanh toán và Còn phải trả 1.
- In phiếu 2: in phiếu nhập khổ A4 để lưu cùng hóa đơn giấy.
- Trả hàng nhập 3: trả lại hàng lỗi cho nhà cung cấp (xem Trả hàng cho nhà cung cấp).
Phiếu đã hoàn thành chỉ còn xem, không sửa được nữa — vì hàng đã vào kho và nợ đã ghi sổ.
Câu hỏi thường gặp
Nhập sai rồi thì làm sao?
Phiếu còn tạm thì mở ra sửa bình thường. Phiếu đã hoàn thành thì hủy bằng biểu tượng Hủy phiếu ở cột Thao tác cuối dòng (đưa chuột lên biểu tượng sẽ hiện tên nút) (chỉ người được giao quyền hủy mới thấy): kho và công nợ tự trừ ngược lại. Nếu phiếu đã có lần trả tiền hoặc đã có phiếu trả hàng đi kèm, phải hủy các phiếu đó trước. Hủy xong thì lập phiếu mới cho đúng.
Tiền xe chở hàng ghi ở đâu?
Ở mục Chi phí nhập hàng bên dưới bảng hàng, bấm Thêm chi phí. Khoản này được cộng vào giá vốn của lô hàng. Nếu tiền xe do chính nhà cung cấp thu (ghi chung hóa đơn), tích ô Trả cho NCC để nó cộng vào số nợ nhà cung cấp; tiền xe trả cho người ngoài thì để trống.
"Giá trị vốn hàng nhập" khác "Cần trả nhà cung cấp" là sao?
"Cần trả nhà cung cấp" là tiền bạn phải đưa cho nhà cung cấp. "Giá trị vốn hàng nhập" là số tiền tính vào giá vốn của lô hàng. Hai số này bằng nhau trong trường hợp thông thường, chỉ khác khi có chi phí nhập trả cho người ngoài hoặc có thuế được khấu trừ.
Chưa trả hết thì trả phần còn lại ở đâu?
Xem bài Trả nợ nhà cung cấp — mỗi lần trả được trừ đúng vào phiếu nhập còn nợ.