Điều chỉnh công nợ
Sửa lại số nợ khi đối chiếu với khách hoặc nhà cung cấp thấy lệch.
Đôi khi số nợ trên phần mềm lệch với sổ tay hoặc với con số khách, nhà cung cấp đưa ra: bớt tiền lẻ, xoá khoản nợ khó đòi, khai thiếu nợ cũ lúc mới dùng… Những lúc đó bạn không sửa thẳng con số, mà lập một phiếu điều chỉnh công nợ có ghi lý do — để sau này ai xem cũng biết vì sao nợ thay đổi.
Khi nào KHÔNG dùng phiếu điều chỉnh
Khách trả tiền → dùng phiếu thu nợ. Bạn trả tiền nhà cung cấp → dùng phiếu chi trả nợ. Trả lại hàng → dùng phiếu trả hàng. Phiếu điều chỉnh chỉ dành cho phần lệch không có tiền hay hàng đi kèm.
Lập phiếu điều chỉnh
- Vào Khách hàng › Điều chỉnh công nợ.
- Bấm Lập phiếu điều chỉnh 1.
Trong hộp thoại:
- Chọn Loại đối tác 1: Khách hàng hay Nhà cung cấp.
- Tìm và chọn đúng người 2. Ngay dưới ô sẽ hiện số nợ hiện tại của họ.
- Gõ Số tiền điều chỉnh 3 — có thể là số dương hoặc số âm (xem bảng dưới). Khung vàng bên dưới nói rõ nợ sẽ tăng hay giảm và còn lại bao nhiêu — đọc kỹ trước khi lưu.
- Gõ Lý do điều chỉnh 4 — bắt buộc.
- Bấm Lưu phiếu 5.
Số dương hay số âm?
| Đối tác | Gõ số dương (ví dụ 50.000) | Gõ số âm (ví dụ -50.000) |
|---|---|---|
| Khách hàng | Khách nợ mình tăng — ví dụ khai bổ sung khoản nợ cũ bị sót | Khách nợ mình giảm — ví dụ bớt tiền lẻ, xoá nợ khó đòi |
| Nhà cung cấp | Mình nợ nhà cung cấp tăng — ví dụ họ báo còn thiếu một khoản | Mình nợ nhà cung cấp giảm — ví dụ họ bớt cho mình tiền lẻ |
Nhớ nhanh: số dương làm nợ lớn lên, số âm làm nợ nhỏ đi — với cả khách lẫn nhà cung cấp.
Sau khi lưu
Phiếu (mã bắt đầu bằng CB) nằm đầu danh sách 1. Bấm vào dòng để xem chi tiết hoặc In phiếu đưa đối tác ký xác nhận. Số nợ của khách hay nhà cung cấp đã đổi ngay, và phiếu này hiện trong sổ nợ của họ với loại "Điều chỉnh công nợ".
Điều chỉnh nhầm?
Phiếu điều chỉnh không sửa được. Bấm biểu tượng Hủy phiếu ở cột Thao tác cuối dòng (đưa chuột lên biểu tượng sẽ hiện tên nút): số nợ trở về như trước khi điều chỉnh. Rồi lập phiếu mới cho đúng.
Điều chỉnh ngay từ màn khách hàng hoặc nhà cung cấp
Đang xem sổ nợ của ai thì điều chỉnh luôn cho người đó: mở thẻ Nợ cần thu khách hàng (hoặc Nợ cần trả nhà cung cấp) rồi bấm nút Điều chỉnh ở cuối khung. Hộp thoại mở ra đã chọn sẵn đúng người 1 kèm số nợ hiện tại, bạn chỉ cần gõ số tiền và lý do. Khung vàng 2 nhắc lại chiều của số dương.
Câu hỏi thường gặp
Ai được lập phiếu điều chỉnh?
Chỉ người được giao quyền quản lý công nợ khách (với khách) hoặc công nợ nhà cung cấp (với nhà cung cấp). Chủ cửa hàng cấp quyền ở màn Phân quyền.
Có cần ghi phiếu thu chi kèm theo không?
Không. Phiếu điều chỉnh chỉ sửa số nợ, không đụng tới tiền trong két hay tài khoản. Nếu thực sự có tiền đổi tay thì hãy dùng phiếu thu nợ / trả nợ thay vì điều chỉnh.