Khách trả hàng
Nhận lại hàng khách trả, hoàn tiền cho khách và đưa hàng về kho.
Khách mang hàng quay lại trả — hộp sữa bị móp, mua nhầm loại, hay đổi ý? Bài này chỉ bạn lập phiếu khách trả hàng từ đúng hóa đơn đã bán, để hàng về lại kho, doanh thu được trừ đi, rồi hoàn tiền cho khách.
Luôn trả theo hóa đơn
Phiếu trả hàng bao giờ cũng gắn với một hóa đơn đã bán. Nhờ vậy phần mềm biết khách đã mua giá bao nhiêu, được giảm bao nhiêu, và chỉ cho trả tối đa đúng số đã mua. Nên nhắc khách giữ phiếu tính tiền; không có phiếu thì tìm hóa đơn theo tên hoặc số điện thoại khách.
Bắt đầu phiếu trả hàng
Có hai cách, kết quả như nhau:
Cách 1: từ hóa đơn
Vào Đơn hàng › Hóa đơn, tìm hóa đơn (gõ số hóa đơn in trên phiếu, hoặc tên khách), bấm vào dòng hóa đơn rồi bấm Khách trả hàng 1. Trang trả hàng mở ra với sẵn các món của hóa đơn đó.
Cách 2: từ màn Khách trả hàng
- Vào Đơn hàng › Khách trả hàng và bấm Lập phiếu trả hàng 1.
- Hộp Chọn hóa đơn trả hàng hiện ra. Gõ số hóa đơn vào ô Theo mã hóa đơn 1, hoặc tên/số điện thoại khách vào ô bên dưới. Chỉ những hóa đơn đã giao hàng mới hiện ở đây.
- Bấm Chọn 2 ở dòng hóa đơn đúng.
Ghi số lượng trả
Trang trả hàng liệt kê mọi món của hóa đơn, mặc định trả hết. Sửa lại cho đúng số khách mang trả:
- Ở cột Số lượng trả 1, gõ số khách trả cho từng món; món khách không trả thì gõ 0. Dòng chữ nhỏ "còn trả được…" bên dưới cho biết tối đa được trả bao nhiêu.
- Cửa hàng thu phí đổi trả (hàng đã bóc tem, đã dùng thử…) thì gõ vào ô Phí trả hàng 2. Không thu thì để 0.
- Kiểm tra số ở dòng Phải trả lại khách 3.
- Ghi Lý do trả hàng 4 — sau này xem lại biết vì sao hàng bị trả.
- Bấm Hoàn thành 5.
Khi hoàn thành: hàng được cộng lại vào kho, doanh thu của hóa đơn được trừ đi, và số tiền trả lại được trừ vào công nợ của khách. Chưa chắc chắn thì bấm Lưu tạm để lưu phiếu nháp, hoàn thành sau.
Vì sao giá trả lại khác giá niêm yết?
Giá hoàn lại là giá khách thực trả trên hóa đơn đó — đã trừ giảm giá, khuyến mãi, và theo bảng giá lúc bán. Ví dụ khách quen mua sữa giá 8.600đ thì được trả lại 8.600đ, dù giá bán lẻ hôm nay là 9.000đ. Bạn chỉ sửa được số lượng, không sửa được giá.
Phiếu vừa làm hiện đầu danh sách Khách trả hàng. Cột Chưa hoàn tiền cho biết còn bao nhiêu tiền chưa trả lại cho khách:
Hoàn tiền cho khách
Phiếu trả hàng chỉ ghi nhận hàng về và số tiền cửa hàng nợ lại khách. Khi đưa tiền cho khách, bạn ghi thêm một phiếu hoàn tiền để sổ quỹ khớp với tiền trong két:
- Vào Khách hàng › Thu tiền khách và bấm Hoàn tiền khách.
- Chọn khách 1 và gõ số tiền trả lại 2.
- Chọn trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản; ô Chi tiền từ 3 cho biết tiền sẽ trừ ở quỹ nào.
- Bảng Phiếu trả hàng chưa hoàn tiền 4 liệt kê các phiếu trả của khách này. Bấm Phân bổ tự động để trừ tiền vào đúng phiếu, rồi bấm Lưu phiếu ở cuối hộp thoại.
Không phải lúc nào cũng phải đưa tiền
Nếu hóa đơn đó khách còn nợ, phiếu trả hàng đã tự trừ vào nợ — không cần hoàn tiền mặt. Khách muốn để tiền lại cho lần mua sau thì cũng không cần làm gì thêm: công nợ của khách ghi là cửa hàng đang nợ lại khách số tiền đó, lần sau khách mua mà ghi nợ thì hai khoản tự bù trừ cho nhau.
Hóa đơn khách lẻ
Hóa đơn không gắn tên khách thì không có sổ công nợ để trừ, nên màn Hoàn tiền khách không tìm được khách này. Trả tiền tại quầy xong, hãy ghi một phiếu chi ở Sổ quỹ với số tiền đã trả, để cuối ca tiền trong két vẫn khớp.
Câu hỏi thường gặp
Khách đổi hàng (trả món này, lấy món khác) thì làm sao?
Làm hai việc: lập phiếu trả hàng cho món khách trả, rồi bán món mới như một hóa đơn bình thường ở màn bán hàng. Tiền chênh lệch khách bù thêm hoặc cửa hàng trả lại tính theo hai phiếu này.
Lập nhầm phiếu trả hàng thì sửa thế nào?
Phiếu còn Phiếu tạm thì mở ra sửa. Phiếu đã hoàn thành thì hủy phiếu (nút hình thùng rác ở cột Thao tác của danh sách) — hàng được trừ lại khỏi kho, công nợ đảo lại — rồi lập phiếu mới. Phiếu đã có phiếu hoàn tiền thì phải hủy phiếu hoàn tiền trước.
Khách trả hết hàng của hóa đơn thì hóa đơn thế nào?
Hóa đơn tự chuyển sang trạng thái Khách trả hàng. Hủy phiếu trả thì hóa đơn trở lại Hoàn thành.