Quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn
Xem lại đơn đã bán, đơn khách đặt, đổi tình trạng giao hàng và in lại hóa đơn.
Mọi lần bán đều nằm trong nhóm menu Đơn hàng, chia làm hai sổ: Đặt hàng (đơn khách đặt trước, còn đang xử lý) và Hóa đơn (đơn đã bán xong). Bài này chỉ bạn lập đơn đặt hàng, đưa đơn qua từng bước tới lúc hoàn thành, và tìm lại, in lại một hóa đơn cũ.
Hai sổ: Đặt hàng và Hóa đơn
Đưa chuột lên Đơn hàng trên thanh menu đỏ:
| Màn | Chứa những đơn nào | Dùng để |
|---|---|---|
| Đặt hàng | Đơn chưa xong: Đơn nháp, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đang giao hàng. | Danh sách việc cần làm — đơn nào cần soạn, cần giao, cần thu tiền. |
| Hóa đơn | Đơn đã Hoàn thành (kể cả mọi lần bán ở quầy) và đơn khách đã trả hàng. | Tra cứu, in lại, nhận hàng khách trả, đối chiếu doanh thu. |
Hai sổ là cùng một danh sách đơn, chỉ chia theo tình trạng. Khi một đơn đặt hàng chuyển sang Hoàn thành, nó tự chuyển từ sổ Đặt hàng sang sổ Hóa đơn và giữ nguyên số đơn (HD…).
Xem danh sách đơn
- 1 Panel lọc bên trái: thời gian (mặc định Tháng này), trạng thái, kênh bán, tình trạng thanh toán, người bán, hình thức giao…
- 2 Ô tìm kiếm: gõ số đơn, tên hoặc số điện thoại khách.
- 3 Nút Lập đơn hàng để tạo đơn đặt hàng mới.
- 4 Mỗi dòng là một đơn. Bấm vào dòng để mở phần chi tiết ngay bên dưới.
Các ô số phía trên bảng cho biết nhanh: có bao nhiêu đơn cần xử lý, tổng tiền, khách đã trả và còn phải thu. Dãy thẻ màu (Chờ lấy hàng, Đang giao…) dùng để lọc đơn giao hàng — xem Bán giao hàng tận nơi.
Lập đơn đặt hàng
Dùng khi khách đặt trước, lấy sau hoặc giao sau: hàng được giữ chỗ trong kho cho khách, nhưng chưa trừ kho và chưa tính doanh thu.
- Bấm Lập đơn hàng ở màn Đặt hàng. Màn bán hàng mở ra với một tab Đặt hàng 1. (Đang ở màn bán hàng thì bấm mũi tên cạnh dấu + trên hàng tab › Thêm mới đặt hàng.)
- Thêm hàng và chọn khách như khi bán tại quầy. Nếu giao tận nơi, chọn Giao hàng và khai người nhận.
- Khách đặt cọc thì gõ số tiền vào ô Khách đặt cọc 2. Không cọc thì để 0.
- Bấm ĐẶT HÀNG 4. Đơn được lưu ở trạng thái Đơn nháp trong sổ Đặt hàng.
Tiền cọc vào sổ quỹ lúc nào?
Như dòng ghi chú 3 trên màn hình: tiền cọc được ghi trên đơn ngay, nhưng chỉ vào sổ quỹ khi đơn chuyển sang giao hàng hoặc hoàn thành. Đơn bị hủy lúc còn nháp thì không phải hoàn lại gì trong sổ quỹ.
Xử lý đơn: xác nhận, đóng gói, giao, hoàn thành
Bấm vào một đơn trong sổ Đặt hàng để mở chi tiết. Cuối phần chi tiết có các nút:
- 1 In hóa đơn — in hóa đơn khổ A4 để gửi kèm hàng.
- 2 Hủy đơn — khách không lấy nữa. Hàng đang giữ chỗ được trả lại kho.
- 3 Vận chuyển — sửa người giao, mã vận đơn, địa chỉ giao (xem Bán giao hàng tận nơi).
- 4 Chuyển trạng thái — đưa đơn sang bước tiếp theo.
- 5 Chỉnh sửa — thêm bớt hàng, đổi giá, đổi khách. Chỉ sửa được khi đơn còn là Đơn nháp hoặc Đã xác nhận.
Bấm Chuyển trạng thái để chọn bước tiếp theo của đơn:
| Trạng thái | Kho | Tiền và công nợ |
|---|---|---|
| Đơn nháp · Đã xác nhận · Đang đóng gói | Hàng được giữ chỗ, chưa trừ kho | Chưa ghi gì |
| Đang giao hàng · Hoàn thành | Trừ kho | Tiền cọc/đã trả vào sổ quỹ; phần khách chưa trả ghi vào nợ của khách |
| Đã hủy | Trả lại kho | Đảo lại những gì đã ghi |
Không bắt buộc đi qua đủ các bước: đơn khách tới lấy tại cửa hàng có thể chuyển thẳng từ Đã xác nhận sang Hoàn thành. Khi hoàn thành, đơn chuyển sang sổ Hóa đơn.
Khách lẻ phải trả đủ trước khi hoàn thành
Đơn không gắn khách hàng (khách lẻ) mà còn thiếu tiền thì không chuyển sang giao hàng hay hoàn thành được, vì không biết ghi nợ cho ai. Hãy chọn khách cho đơn, hoặc ghi đủ số tiền khách trả qua Chỉnh sửa.
Tìm lại và in lại hóa đơn
Vào Đơn hàng › Hóa đơn. Gõ số hóa đơn, tên hoặc số điện thoại khách vào ô tìm kiếm 1 — danh sách và các ô số 2 (số hóa đơn, doanh thu, khách trả hàng, còn phải thu, lãi gộp) lọc theo ngay.
Hóa đơn cũ hơn tháng này? Đổi ô Thời gian ở panel lọc bên trái. Bấm vào một hóa đơn để xem chi tiết và các nút:
- 1 In hóa đơn — in lại hóa đơn khổ A4 (khách cần bản in đẹp, cần xuất cho kế toán). Muốn in phiếu nhỏ 80mm thì dùng nút in lại ngay trên màn bán hàng cho hóa đơn vừa bán.
- 2 Hủy đơn — hủy hóa đơn bán nhầm: hàng về kho, tiền và công nợ được đảo lại. Hóa đơn đã hủy vẫn nằm trong sổ Hóa đơn với trạng thái Đã hủy để còn đối chiếu.
- 3 Khách trả hàng — nhận lại hàng khách mang trả, xem bài Khách trả hàng.
- 4 Vận chuyển — thông tin giao hàng của hóa đơn.
- 5 Xem chi tiết — mở toàn bộ hóa đơn trong một hộp thoại.
Khi nào không hủy được hóa đơn?
Hóa đơn đã có phiếu khách trả hàng, hoặc đã có phiếu thu nợ trừ vào nó, thì phải hủy các phiếu đó trước. Còn nếu khách chỉ đổi ý trả lại một phần hàng, đừng hủy cả hóa đơn — hãy làm phiếu khách trả hàng.
Câu hỏi thường gặp
Xuất danh sách hóa đơn ra Excel được không?
Được. Lọc danh sách như ý rồi bấm Xuất file trên thanh công cụ. Danh sách lớn sẽ được chuẩn bị dần và báo ở góc dưới bên phải khi xong để bạn tải về.
Vì sao ô "Số đơn cần xử lý" nhỏ hơn số dòng trong bảng?
Ô số không đếm những đơn đã hủy, còn bảng thì vẫn hiện chúng. Chọn trạng thái ở panel lọc để chỉ xem những đơn còn đang xử lý.
Nhận báo giá của khách thành đơn thế nào?
Mở báo giá và bấm "Chuyển thành đơn" — phần mềm tạo sẵn một đơn nháp trong sổ Đặt hàng. Xem Lập báo giá cho khách.