Sổ kế toán và khóa sổ
Xem và in các mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh, khóa sổ kỳ đã chốt để không ai sửa lùi.
Hộ kinh doanh kê khai thuế phải giữ sổ kế toán theo mẫu quy định. Bán Nhàn tự lập sẵn 6 mẫu sổ đó từ chính hóa đơn, phiếu nhập, phiếu thu chi bạn đã ghi hằng ngày — bạn không phải chép tay thêm dòng nào. Sau khi đã nộp tờ khai của một kỳ, bạn khóa sổ kỳ đó để không ai sửa lùi số liệu.
Mở sổ kế toán
Đưa chuột lên Báo cáo. Hai mục cuối danh sách là Sổ kế toán 1 (xem và in sổ) và Kỳ kế toán & khóa sổ 2.
Xem một mẫu sổ
- Chọn khoảng thời gian ở ô Kỳ sổ 1 — thường là tháng, quý hoặc năm bạn kê khai.
- Chọn sổ cần xem ở ô Mẫu sổ 2.
- Bấm Xuất Excel 3 để tải sổ về in hoặc lưu. File Excel có kèm ngày khóa sổ và tên người đại diện ký sổ của kỳ.
- Dòng chữ 4 nói sổ này dùng để làm gì. Kéo xuống cuối trang để thấy các ô tổng cộng của cả kỳ.
Sáu mẫu sổ và khi nào cần dùng
| Mẫu | Tên sổ | Ghi gì |
|---|---|---|
| S1a-HKD | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Từng lần bán, để biết tổng doanh thu. Dành cho hộ nhóm 1 (được miễn thuế). |
| S2a-HKD | Sổ chi tiết doanh thu (có thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ) | Doanh thu kèm số thuế GTGT và TNCN tính theo tỷ lệ trên doanh thu. |
| S2b-HKD | Sổ chi tiết doanh thu (thuế TNCN theo lợi nhuận) | Doanh thu kèm thuế GTGT; thuế TNCN tính theo lợi nhuận ở sổ S2c. |
| S2c-HKD | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | Doanh thu và các khoản chi, để ra lợi nhuận thật. |
| S2d-HKD | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Nhập – xuất – tồn từng mặt hàng theo số lượng và giá trị. |
| S2e-HKD | Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng | Tiền thu chi và số dư của các quỹ. |
Sổ có dấu ● sau mã là sổ cửa hàng bạn cần giữ theo nhóm doanh thu đang chọn ở hồ sơ kê khai. Các sổ khác vẫn mở xem được, tiện khi bạn vừa đổi nhóm và cần xem lại sổ cũ. Các cột thuế chỉ hiện khi cửa hàng đã bật tính thuế.
Ví dụ sổ S2d — mỗi dòng là một lần hàng ra vào kho, kèm đơn giá vốn, số nhập, số xuất và số tồn sau đó:
Và sổ S2e — tiền thu chi từng ngày, cuối trang là số dư đầu kỳ, tổng thu, tổng chi, số dư cuối kỳ 1:
Muốn sửa sổ thì sửa chứng từ
Sổ được dựng lại từ hóa đơn và phiếu mỗi lần bạn mở, không có chỗ gõ tay vào sổ. Thấy sai một dòng, hãy sửa (hoặc hủy và lập lại) hóa đơn, phiếu gốc — sổ tự đúng theo. Sổ quá dài thì màn hình chỉ hiện 2.000 dòng đầu và báo rõ, nhưng các ô tổng vẫn tính trên trọn kỳ; chọn kỳ ngắn hơn để xem đủ.
Khóa sổ kỳ đã kê khai
Nộp tờ khai xong, hãy khóa sổ kỳ đó. Kỳ đã khóa thì không ai lập mới, sửa hay hủy được hóa đơn, phiếu nhập, phiếu thu chi có ngày nằm trong kỳ — kể cả bán tại quầy, nhập Excel hay website kết nối. Nhờ vậy số liệu trên sổ luôn khớp với tờ khai đã nộp.
- Vào Báo cáo › Kỳ kế toán & khóa sổ.
- Chọn năm ở ô Năm 1. Các kỳ được chia theo kỳ kê khai trong hồ sơ thuế (tháng, quý hoặc năm).
- Kỳ chưa kết thúc ghi Chưa kết thúc 2 và chưa khóa được. Ở kỳ đã qua, bấm Khóa sổ 3.
Phần mềm hỏi lại. Bấm Khóa sổ 1 để tiếp tục.
Gõ tên Người đại diện ký sổ (bỏ trống thì lấy tên hộ kinh doanh), rồi bấm Khóa sổ. Tên này in trên bản Excel của mọi sổ thuộc kỳ.
Kỳ đã khóa chuyển sang Đã khóa sổ 1, kèm ngày khóa và tên người ký. Nút Khóa sổ đổi thành Mở lại 2.
Mở lại sổ khi cần sửa
Đôi khi bạn cần sửa số của kỳ đã khóa, ví dụ cơ quan thuế yêu cầu bổ sung một hóa đơn bỏ sót. Bấm Mở lại, rồi:
- Gõ Lý do mở lại.
- Gõ Mật khẩu của bạn để xác nhận.
- Bấm Mở lại sổ.
Kỳ trở về Đang mở. Cột Khóa sổ ngày vẫn giữ ngày của lần khóa gần nhất để bạn biết kỳ này từng được khóa. Sửa xong, nhớ khóa lại.
Mở lại sổ là việc hệ trọng
Mở lại cho phép sửa số liệu đã lên tờ khai và đã nộp thuế. Vì vậy phần mềm bắt nhập lý do, hỏi lại mật khẩu, và ghi thao tác vào nhật ký. Chỉ người được giao quyền khóa sổ mới thấy các nút này.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên bán tại quầy có bị ảnh hưởng khi tôi khóa sổ không?
Không, miễn là bạn chỉ khóa kỳ đã qua. Hóa đơn hôm nay thuộc kỳ đang mở nên bán như thường.
Sổ có số lẻ như 7.066,67 ở cột đơn giá?
Đó là giá vốn bình quân: khi nhập cùng một mặt hàng nhiều lần với giá khác nhau, phần mềm tính giá trung bình nên có thể ra số lẻ.