Quản lý nhà cung cấp
Lưu danh bạ nhà cung cấp và xem mình còn nợ mỗi nơi bao nhiêu.
Nhà cung cấp là nơi bạn lấy hàng về bán: công ty phân phối, đại lý, mối sỉ ngoài chợ… Lưu họ vào Bán Nhàn một lần, từ đó mỗi phiếu nhập hàng chỉ cần chọn tên, và bạn luôn biết mình còn nợ mỗi nơi bao nhiêu tiền.
Mở danh sách nhà cung cấp
Đưa chuột lên Mua hàng trên thanh menu đỏ rồi bấm Nhà cung cấp. Bạn sẽ thấy toàn bộ nhà cung cấp của cửa hàng, mỗi dòng một nơi.
- Ô 1: gõ tên, mã, tên công ty hoặc số điện thoại để tìm nhanh.
- Nút Thêm nhà cung cấp 2: khai một nhà cung cấp mới.
- Cột Công nợ 3: số tiền bạn còn nợ nhà cung cấp đó. Dấu gạch ngang nghĩa là đã trả hết.
- Ô lọc Công nợ 4 ở cột bên trái: chọn để chỉ xem những nơi còn nợ (xem phần cuối bài).
Thêm một nhà cung cấp
- Bấm Thêm nhà cung cấp.
- Gõ tên nhà cung cấp vào ô 1 — đây là ô duy nhất bắt buộc. Nên điền thêm số điện thoại và địa chỉ để lúc cần gọi hàng khỏi phải tìm.
- Ô Mã nhà cung cấp 2 để trống thì phần mềm tự đặt mã (NCC000001, NCC000002…).
- Nếu bạn đang nợ sẵn nhà cung cấp này từ trước khi dùng phần mềm, gõ số tiền đó vào ô Nợ đầu kỳ 3.
- Bấm Thêm 4.
Nợ đầu kỳ chỉ khai được một lần
Ô Nợ đầu kỳ chỉ có lúc tạo mới. Sau khi lưu, số nợ chỉ thay đổi qua phiếu nhập hàng, phiếu trả tiền hoặc phiếu điều chỉnh công nợ — như vậy mọi lần nợ tăng giảm đều có giấy tờ để đối chiếu.
Mẹo
Đang lập phiếu nhập hàng mà chưa có nhà cung cấp? Không cần quay ra đây: bấm dấu + cạnh ô chọn nhà cung cấp trên phiếu là thêm được ngay (xem bài Nhập hàng vào kho).
Xem thông tin và sửa nhà cung cấp
Bấm vào một dòng bất kỳ, khung chi tiết sẽ mở ngay bên dưới dòng đó. Bấm lại vào dòng để đóng.
- Thẻ Thông tin 1: điện thoại, địa chỉ, mã số thuế, tổng tiền đã mua, đã thanh toán và nợ hiện tại.
- Thẻ Nợ cần trả nhà cung cấp 2: sổ công nợ (xem phần sau).
- Nút Chỉnh sửa 3: sửa tên, điện thoại, địa chỉ, nhóm…
- Nút Ngừng hợp tác 4: dùng khi không lấy hàng nơi này nữa. Nhà cung cấp đã ngừng sẽ không hiện trong ô chọn khi lập phiếu mới, nhưng lịch sử cũ vẫn giữ nguyên. Bấm Hợp tác lại để dùng lại.
Xoá hay ngừng hợp tác?
Nút Xoá chỉ dùng được với nhà cung cấp khai nhầm, chưa từng có giao dịch. Nhà cung cấp đã có phiếu nhập thì hãy chọn Ngừng hợp tác để không mất lịch sử mua hàng.
Xem mình còn nợ bao nhiêu
Mở thẻ Nợ cần trả nhà cung cấp. Mỗi dòng là một lần nợ thay đổi: nhập hàng làm nợ tăng (số đỏ, dấu +), trả tiền hoặc trả hàng làm nợ giảm (số xanh, dấu −).
- 1 — số nợ hiện tại của nhà cung cấp này.
- 2 — cột Nợ cần trả nhà cung cấp: số nợ còn lại ngay sau từng giao dịch.
- 3 — nút Điều chỉnh: sửa số nợ khi đối chiếu thấy lệch (xem Điều chỉnh công nợ).
- 4 — nút Thanh toán: ghi lại một lần trả tiền (xem Trả nợ nhà cung cấp).
Ô Tất cả giao dịch ở góc trái giúp lọc riêng từng loại: chỉ xem các lần nhập hàng, chỉ xem các lần thanh toán…
Lọc ra những nơi còn nợ
Cuối tháng muốn biết phải chuẩn bị bao nhiêu tiền trả hàng? Ở cột lọc bên trái, mục Công nợ 1 chọn Chỉ NCC còn công nợ. Danh sách chỉ còn những nơi bạn đang nợ, cột Công nợ 2 cho biết từng khoản.
Cột lọc còn có Nợ hiện tại (nợ từ … đến …) và Tổng mua (đã mua bao nhiêu tiền, trong khoảng thời gian nào) để tìm nhà cung cấp lớn nhất. Bấm Xoá lọc cạnh tiêu đề trang để về danh sách đầy đủ.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm nhà cung cấp dùng để làm gì?
Để gom các nhà cung cấp giống nhau (ví dụ "Nhà phân phối chính hãng", "Mối sỉ ngoài chợ") rồi lọc cho nhanh. Bấm nút Nhóm trên đầu trang để thêm, sửa tên nhóm; chọn nhóm cho từng nhà cung cấp trong hộp thoại sửa.
Nhà cung cấp có riêng cho từng chi nhánh không?
Không. Danh sách nhà cung cấp dùng chung cho mọi chi nhánh. Phiếu nhập hàng thì ghi rõ nhập vào chi nhánh nào.
Công nợ hiện số âm là sao?
Nghĩa là nhà cung cấp đang nợ lại bạn — thường do bạn trả hàng cho họ sau khi đã trả đủ tiền. Khi họ hoàn tiền, ghi phiếu "NCC hoàn tiền" (xem Trả nợ nhà cung cấp).