Lập báo giá cho khách
Gửi báo giá cho khách hỏi giá, khách đồng ý thì chuyển thành đơn chỉ với một nút bấm.
Khách hỏi giá để lấy hàng số lượng lớn, quán ăn hay căn tin muốn so giá trước khi đặt? Hãy lập báo giá: in ra hoặc gửi cho khách, theo dõi khách đã nhận chưa, và khi khách đồng ý thì chuyển thành đơn đặt hàng chỉ với một nút bấm — không phải gõ lại hàng hóa.
Báo giá không đụng tới kho và tiền
Lập báo giá không giữ chỗ hàng trong kho, không ghi tiền, không tính doanh thu. Vì vậy cùng một lô hàng bạn có thể gửi báo giá cho nhiều khách một lúc. Chỉ khi chuyển thành đơn, hàng mới được giữ chỗ.
Danh sách báo giá
Vào Đơn hàng › Báo giá.
- 1 Nút Lập báo giá để tạo báo giá mới.
- 2 Cột Trạng thái cho biết báo giá đang ở bước nào (xem bảng dưới).
- 3 Ô lọc Hiệu lực để tìm nhanh báo giá còn hạn hoặc đã hết hạn.
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Phiếu tạm | Mới lập, chưa gửi khách. Sửa thoải mái. |
| Đã gửi khách | Đã đưa báo giá cho khách, đang chờ trả lời. Vẫn sửa được. |
| Đã chuyển đơn | Khách đồng ý, đã tạo đơn đặt hàng từ báo giá này. |
| Đã hủy | Cửa hàng bỏ báo giá này (lập nhầm, khách đổi yêu cầu). |
Báo giá quá ngày ghi ở cột Hiệu lực đến mà khách chưa trả lời thì hiện thêm nhãn Hết hiệu lực và không chuyển thành đơn được nữa — muốn bán tiếp thì sửa lại ngày hiệu lực, hoặc sao chép thành báo giá mới với giá cập nhật.
Lập một báo giá
- Bấm Lập báo giá.
- Chọn khách ở ô Khách hàng 1 (gõ tên hoặc số điện thoại để tìm). Chưa biết là ai thì để trống — báo giá ghi là khách lẻ.
- Tìm hàng ở ô 2 và bấm chọn; mỗi món thêm một dòng vào bảng 3. Sửa đơn vị, số lượng, đơn giá và giảm giá ngay trên dòng. Đơn giá tự lấy theo Bảng giá đang chọn (ví dụ bảng giá sỉ).
- Ô Hiệu lực đến 4 điền sẵn 7 ngày sau; sửa nếu cần. Báo giá còn hiệu lực hết ngày ghi ở đây.
- Ghi các điều kiện cho khách vào ô Điều khoản (in cho khách) 5: thời gian giao, phí giao, cách thanh toán…
- Bấm Lập báo giá 6.
Điều khoản và ghi chú nội bộ khác nhau
Điều khoản được in lên báo giá gửi khách. Ô Ghi chú nội bộ ngay bên dưới thì không in ra — dùng để ghi những thứ chỉ cửa hàng biết, như "khách quen, có thể bớt thêm".
In và gửi báo giá cho khách
Trong danh sách, bấm vào một báo giá để mở phần chi tiết. Cuối phần chi tiết có các nút:
- 1 In báo giá — in khổ A4, có tên cửa hàng, hàng hóa, tổng tiền, ngày hiệu lực và điều khoản. Muốn gửi qua Zalo, chọn lưu thành PDF trong hộp thoại in rồi gửi file đó.
- 2 Sao chép — tạo báo giá mới giống hệt (cho khách khác, hoặc báo lại giá mới cho khách cũ).
- 3 Đã gửi khách — bấm sau khi đã gửi, để biết báo giá nào đang chờ khách trả lời.
- 4 Chuyển thành đơn — khi khách đồng ý (xem phần dưới).
- 5 Chỉnh sửa — sửa hàng, giá, ngày hiệu lực. Báo giá đã chuyển đơn hoặc đã hủy thì chỉ xem được (nút đổi thành Xem báo giá).
Khách báo không lấy, hoặc lập nhầm? Hủy báo giá bằng nút hình thùng rác ở cột Thao tác cuối mỗi dòng của danh sách (màn hình hẹp thì kéo bảng sang phải để thấy cột này). Báo giá đã hủy vẫn còn trong danh sách để tra lại.
Khách đồng ý: chuyển thành đơn
- Mở báo giá và bấm Chuyển thành đơn.
- Đọc câu xác nhận rồi bấm Chuyển thành đơn 1.
- Phần mềm tạo một đơn đặt hàng nháp với đúng hàng hóa và giá đã chào, rồi đưa bạn tới màn Đặt hàng, lọc sẵn đúng đơn vừa tạo.
Từ đây, đơn đi tiếp như mọi đơn đặt hàng khác: giữ chỗ hàng trong kho, chuyển trạng thái, giao hàng, thu tiền — xem Xử lý đơn đặt hàng. Báo giá chuyển sang Đã chuyển đơn và ghi rõ số đơn đã tạo; ngược lại, mở đơn cũng thấy đơn đó đến từ báo giá nào.
Hàng có thể đã hết khi chuyển đơn
Vì báo giá không giữ chỗ hàng, lúc khách đồng ý có thể kho đã bán bớt. Nếu không đủ hàng, phần mềm sẽ báo khi chuyển thành đơn và báo giá vẫn giữ nguyên trạng thái cũ — bạn nhập thêm hàng hoặc sửa số lượng rồi chuyển lại.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển thành đơn rồi, sửa lại giá được không?
Được — sửa trên đơn đặt hàng (nút Chỉnh sửa khi đơn còn là Đơn nháp hoặc Đã xác nhận). Báo giá thì giữ nguyên để đối chiếu với những gì đã chào khách.
Có cần khách hàng trong danh bạ mới lập được báo giá?
Không. Để trống ô khách là báo giá cho khách lẻ. Nhưng nên chọn khách nếu sau này có thể bán chịu hoặc giao hàng cho họ.
Phiếu tạm tính ở màn bán hàng khác gì báo giá?
Phiếu tạm tính chỉ in ra rồi thôi, không lưu lại. Báo giá được lưu, có ngày hiệu lực, theo dõi được và chuyển thành đơn được. Khách hỏi giá rồi mua ngay thì dùng phiếu tạm tính; khách hỏi giá để cân nhắc thì lập báo giá.