Mở ca và kết ca bán hàng
Nhận ca, giao ca, đếm tiền trong két và biết ngay thừa thiếu bao nhiêu.
Ca bán hàng giúp trả lời câu hỏi cuối mỗi buổi: "Trong két lẽ ra phải có bao nhiêu tiền, thực tế có bao nhiêu?". Đầu ca bạn đếm tiền lẻ trong két và mở ca; cuối ca đếm lại và kết ca — phần mềm tự so với số tiền mặt đã bán được và báo ngay thừa hay thiếu bao nhiêu. Rất hữu ích khi nhiều người thay nhau đứng quầy.
Mở ca đầu buổi
- Vào Sổ quỹ › Ca bán hàng. Nếu chưa mở ca, bạn thấy dòng nhắc màu xanh 1.
- Bấm Mở ca 2.
- Đếm tiền đang có trong két (tiền lẻ để thối) và gõ vào ô Tiền mặt đầu ca 1.
- Ghi chú nếu cần, rồi bấm Mở ca 2.
Đang ở màn bán hàng cũng mở ca được: bấm nút Chưa mở ca trên thanh đỏ trên cùng. Khi ca đang mở, nút này hiện mã ca 1 — bấm vào để kết ca ngay tại quầy.
Trong ca
Cứ bán hàng bình thường. Mọi khoản tiền mặt bạn thu chi trong ca (bán hàng, thu nợ, phiếu chi lặt vặt…) tự được tính vào ca của bạn. Tiền chuyển khoản không tính vì không nằm trong két.
Màn Ca bán hàng hiện các thẻ số của ca đang mở 1: giờ mở ca, tiền đầu ca, tiền bán hàng đã thu, và tiền mặt lý thuyết — số tiền đáng lẽ đang có trong két.
Mỗi người một ca
Mỗi nhân viên chỉ có một ca đang mở tại một chi nhánh. Người nhận ca sau đăng nhập bằng tài khoản của mình và mở ca riêng; người giao ca nhớ kết ca của mình trước khi về.
Kết ca cuối buổi
- Bấm Kết ca (nút số 2 ở ảnh trên, hoặc nút ca trên màn bán hàng).
- Hộp thoại liệt kê tiền đầu ca, tiền bán hàng, thu khác, chi trong ca và dòng Tiền mặt lý thuyết 1.
- Đếm tiền trong két, gõ vào ô Tiền mặt thực đếm trong két 2.
- Nếu hai số lệch nhau, khung vàng 3 báo ngay thừa hay thiếu bao nhiêu. Đếm lại cho chắc, rồi ghi lý do lệch vào ô Ghi chú.
- Bấm Kết ca.
Kết ca bị lệch thì sao?
Phần mềm tự ghi một phiếu thu (nếu thừa) hoặc phiếu chi (nếu thiếu) cho khoản chênh lệch, để số tiền mặt trên sổ quỹ khớp với tiền thật trong két. Khoản lệch này được tính vào lãi lỗ. Vì vậy hãy đếm lại thật kỹ trước khi bấm Kết ca.
Xem lại các ca đã kết
Danh sách ca 1 ghi lại từng ca: ai đứng, tiền đầu ca, tiền bán hàng, số lý thuyết, số thực đếm và cột Lệch 2 — Khớp là két đủ tiền.
Dùng ô lọc Thời gian và Trạng thái bên trái để tìm ca cũ, hoặc Xuất file ra Excel để đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên quên kết ca rồi về thì sao?
Người quản lý có quyền quản lý ca có thể kết ca hộ: ở danh sách ca, dòng ca đang mở có nút Kết ca ở cột cuối.
Không dùng ca có bán được không?
Được. Ca bán hàng không bắt buộc — không mở ca vẫn bán và ghi sổ quỹ bình thường, chỉ là không có bước đối soát két cuối buổi.
Muốn xem cả tiền chuyển khoản trong ngày?
Ca chỉ đối soát tiền mặt. Để xem đủ tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử trong ngày, dùng Báo cáo cuối ngày.