Quản lý khách hàng và nhóm khách
Thêm khách, chia nhóm khách quen, khách sỉ và xem lịch sử mua hàng của từng người.
Lưu khách quen vào Bán Nhàn để: bán nợ cho họ, biết mỗi người đã mua bao nhiêu, và chia nhóm (khách quen, khách sỉ, khách VIP) để áp giá riêng hoặc chăm sóc. Khách mua lẻ vãng lai thì không cần lưu — phần mềm ghi là Khách lẻ.
Mở danh sách khách hàng
Đưa chuột lên Khách hàng › bấm Danh sách khách hàng.
- 1 — tìm khách theo tên, mã, số điện thoại hoặc email.
- 2 — nút Nhóm: quản lý các nhóm khách.
- 3 — nút Thêm khách hàng.
- 4 — lọc theo nhóm khách.
- 5 — Lọc nhanh: Còn công nợ, Vượt hạn mức nợ, Khách mới (30 ngày), Lâu không mua (90 ngày), Sinh nhật tháng này.
Bảng cho biết mỗi khách thuộc nhóm nào, ở khu vực nào, tổng đã mua (kèm số đơn), lần mua gần nhất và số tiền còn nợ. Cột lọc bên trái còn lọc được theo ngày tạo, loại khách (cá nhân / công ty), giới tính, trạng thái, khoảng nợ và tổng mua.
Thêm khách hàng mới
- Bấm Thêm khách hàng.
- Gõ tên khách 1 — ô duy nhất bắt buộc — và số điện thoại 2. Số điện thoại giúp thu ngân tìm khách nhanh nhất ở màn bán hàng.
- Chọn Nhóm khách hàng 3 nếu muốn xếp khách vào nhóm ngay.
- Địa chỉ: gõ số nhà, tên đường, rồi chọn Tỉnh / Thành phố 4 và Phường / Xã. Địa chỉ này được điền sẵn khi bán giao hàng cho khách.
Phía dưới hộp thoại có hai ô về tiền nợ:
- Nợ đầu kỳ 1: số tiền khách đang nợ sẵn từ sổ tay cũ. Chỉ khai được lúc tạo mới; sau đó muốn sửa phải lập phiếu điều chỉnh công nợ.
- Hạn mức nợ 2: khách được nợ tối đa bao nhiêu. Để 0 là không giới hạn. Khi bán ghi nợ mà số nợ vượt hạn mức, phần mềm sẽ chặn lại.
Bấm Thêm ở cuối hộp thoại để lưu.
Mẹo
Đang bán hàng mà khách muốn lưu thông tin? Không cần ra màn này: ở màn bán hàng bấm dấu + cạnh ô tìm khách là thêm được ngay.
Chia nhóm khách
Bấm nút Nhóm trên đầu trang.
- Thêm nhóm 1: tạo nhóm mới, ví dụ "Khách sỉ", "Quán ăn".
- Nhóm tự động 2: khi tạo nhóm, bật Tự động và đặt hai ngưỡng — tổng mua từ bao nhiêu tiền và từ bao nhiêu đơn. Khách nào đạt cả hai ngưỡng sẽ được tự xếp vào nhóm (phần mềm tự rà mỗi ngày). Ví dụ trên: mua từ 2 triệu và từ 5 đơn thì thành Khách VIP.
- Áp dụng ngay 3: xếp nhóm tự động ngay bây giờ, không phải chờ đến hôm sau.
Nhóm dùng để làm gì?
Lọc danh sách, xem báo cáo theo nhóm, và quan trọng nhất là áp bảng giá riêng: bảng giá dành cho nhóm "Khách sỉ" sẽ tự áp khi bán cho khách trong nhóm đó (xem Thiết lập giá và bảng giá). Khách bạn đã tự tay xếp nhóm thì nhóm tự động không đụng tới.
Xem và sửa thông tin một khách
Bấm vào dòng của khách, khung chi tiết mở ngay bên dưới.
- Thẻ Thông tin 1: điện thoại, địa chỉ, nhóm, tổng mua, lần mua gần nhất, nợ hiện tại, hạn mức nợ.
- Thẻ Nợ cần thu khách hàng 2: sổ nợ của khách — xem bài Thu nợ khách hàng.
- Hồ sơ khách hàng 3: tóm tắt nhanh tổng chi tiêu, số đơn, lần mua gần nhất và công nợ.
- Chỉnh sửa 4: sửa tên, số điện thoại, địa chỉ, nhóm…
Khách không còn mua nữa thì bấm Ngừng giao dịch thay vì xoá. Nút Xoá chỉ dùng được với khách khai nhầm, chưa mua lần nào và không còn nợ.
Xem lịch sử mua hàng của khách
Muốn biết khách đã mua những hóa đơn nào: vào Đơn hàng › Hóa đơn, gõ tên hoặc số điện thoại khách vào ô tìm kiếm 1. Danh sách chỉ còn hóa đơn của khách đó, kèm hóa đơn nào còn nợ.
Mặc định màn này chỉ hiện hóa đơn tháng này. Muốn xem xa hơn, bấm ô thời gian 2 và chọn khoảng khác (quý này, năm nay…).
Câu hỏi thường gặp
Khách có riêng cho từng chi nhánh không?
Không. Danh sách khách dùng chung cho mọi chi nhánh — khách mua ở chi nhánh nào cũng được cộng vào cùng một hồ sơ.
Khách lẻ có ghi nợ được không?
Không. Muốn bán nợ phải chọn một khách đã lưu tên, để biết ai đang nợ mình.
"Loại khách" cá nhân hay công ty dựa vào đâu?
Khách có khai Tên công ty (trên hóa đơn) thì là Công ty, để trống là Cá nhân.