Ghi phiếu thu, phiếu chi
Ghi các khoản thu chi ngoài bán hàng: tiền điện, tiền thuê, mua đồ dùng…
Sổ quỹ ghi lại mọi đồng tiền ra vào cửa hàng: két tiền mặt, tài khoản ngân hàng, ví điện tử. Tiền bán hàng, thu nợ khách, trả nhà cung cấp được phần mềm tự ghi. Bài này hướng dẫn ghi các khoản ngoài bán hàng: tiền điện, tiền thuê mặt bằng, mua đồ dùng, bán ve chai, chủ cửa hàng góp thêm vốn…
Màn Sổ quỹ
Đưa chuột lên Sổ quỹ › bấm Sổ quỹ.
- Phiếu thu 1: ghi tiền vào. Phiếu chi 2: ghi tiền ra.
- Bốn thẻ số 3: tiền đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và tiền còn lại cuối kỳ, theo khoảng thời gian đang chọn.
- Mục Quỹ tiền 4: xem riêng két tiền mặt, riêng ngân hàng, riêng ví điện tử, hay Tổng quỹ (tất cả). Muốn biết trong két còn bao nhiêu tiền, chọn Tiền mặt rồi nhìn thẻ Tồn cuối kỳ.
Cột lọc bên trái còn lọc theo thời gian, loại chứng từ (thu/chi), loại thu chi, người nộp/nhận…
Ghi một phiếu chi
Ví dụ: chi 50.000đ tiền mặt mua nước lau sàn, khăn lau.
- Bấm Phiếu chi.
- Gõ Số tiền chi 1.
- Phương thức thanh toán 2: Tiền mặt là lấy tiền trong két của chi nhánh; Chuyển khoản / Ví điện tử thì chọn thêm tài khoản đã trả.
- Chọn Loại thu/chi 3 — tên khoản chi, ví dụ "Mua vật dụng cửa hàng", "Tiền điện, nước".
- Ô Hạch toán kết quả kinh doanh 4 tự tích theo loại thu/chi bạn chọn (xem khung giải thích bên dưới).
- Đối tượng nhận 5 (không bắt buộc): chọn loại người nhận tiền — Đối tượng khác, khách hàng, nhà cung cấp hay nhân viên — rồi tìm tên. Người nhận chưa có trong danh bạ (điện lực, chủ nhà…) thì bấm Tạo mới 6 để thêm ngay.
- Ghi chú nội dung rồi bấm Lưu phiếu.
Phiếu thu làm y hệt, chỉ khác là bấm nút Phiếu thu và ô người là Đối tượng nộp.
"Hạch toán kết quả kinh doanh" là gì?
Tích ô này nghĩa là khoản tiền được tính vào lãi lỗ của cửa hàng: tiền điện, tiền thuê nhà, lương, mua vật dụng (chi phí), hoặc thu bán ve chai (thu nhập khác). Bỏ tích với khoản không phải lãi lỗ, ví dụ chủ cửa hàng góp thêm vốn hay rút tiền ra — tiền có đổi, nhưng cửa hàng không lời hay lỗ thêm đồng nào. Không chắc thì cứ để như phần mềm tự chọn theo loại thu/chi.
Xem lại phiếu vừa ghi
Lưu xong, phiếu nằm đầu sổ 1 với mã PC (phiếu chi) hoặc PT (phiếu thu). Bấm vào dòng để xem chi tiết và In phiếu. Số tiền trong quỹ đã đổi ngay.
Ghi nhầm?
Phiếu thu chi không sửa được. Bấm biểu tượng Hủy phiếu ở cột cuối dòng rồi lập lại. Phiếu do bán hàng, thu nợ, trả nhà cung cấp tự sinh ra thì không hủy ở đây được — phải hủy chính hóa đơn hoặc phiếu thu/trả nợ gốc, phiếu quỹ sẽ tự hủy theo.
Đặt tên các khoản thu chi của cửa hàng
Bấm nút Loại thu/chi trên đầu màn Sổ quỹ để xem và thêm các khoản hay dùng.
Bấm Thêm loại 1, đặt tên, chọn là khoản thu hay khoản chi, và có tính vào lãi lỗ hay không — cột Tính KQKD 2. Lựa chọn này chính là giá trị tự điền cho ô "Hạch toán kết quả kinh doanh" mỗi khi chọn loại đó trên phiếu.
Chuyển tiền giữa các quỹ
Mang tiền mặt đi nộp vào tài khoản ngân hàng, hoặc rút tiền ngân hàng về bỏ két: đó không phải thu hay chi, mà là chuyển quỹ. Bấm Chuyển quỹ trên đầu màn Sổ quỹ:
- Chọn quỹ lấy tiền ở Từ tài khoản 1, quỹ nhận ở Đến tài khoản 2.
- Gõ Số tiền 3 rồi bấm Chuyển tiền.
Phần mềm ghi hai phiếu đi cặp (một chi ở quỹ nguồn, một thu ở quỹ đích). Tổng tiền của cửa hàng không đổi và không tính vào lãi lỗ.
Câu hỏi thường gặp
Tiền bán hàng có phải tự ghi phiếu thu không?
Không. Mỗi hóa đơn bán hàng, phiếu thu nợ khách, phiếu trả nhà cung cấp đều tự sinh phiếu quỹ tương ứng. Cột Loại thu/chi ghi rõ nguồn (ví dụ "Thu tiền bán hàng — Hóa đơn HD000078").
Tài khoản ngân hàng khai ở đâu?
Xem bài Thêm tài khoản ngân hàng, ví điện tử. Két tiền mặt thì mỗi chi nhánh có sẵn một quỹ, không cần khai.
Đếm két cuối ngày thì làm ở đâu?
Dùng Mở ca và kết ca bán hàng — phần mềm tính sẵn số tiền mặt đáng lẽ phải có, bạn chỉ việc đếm và so.