Kiểm kho
Đếm lại hàng trên kệ, phần mềm tự so với sổ sách và cân bằng số lệch.
Hàng trên kệ và số trên phần mềm lâu ngày sẽ lệch nhau: rơi vỡ không ghi, bán quên quét, nhập nhầm… Kiểm kho là đếm lại hàng thật, gõ số đếm được vào phần mềm; phần mềm tự so với sổ sách, cho bạn thấy lệch bao nhiêu và đưa tồn kho về đúng số thật.
Lập phiếu kiểm kho
- Vào Hàng hóa › Kiểm kho.
- Bấm Lập phiếu kiểm kho 1.
Mẹo
Không cần kiểm cả cửa hàng một lúc. Chia theo kệ (hôm nay kệ gia vị, mai kệ đồ uống) cho nhẹ việc — mỗi kệ một phiếu. Phần mềm chỉ đụng đến những mặt hàng có trong phiếu.
Đếm và gõ số thực tế
- Ở ô tìm trên cùng 1, gõ tên hoặc mã hàng rồi chọn, hoặc quét mã vạch trên sản phẩm. Mặt hàng được thêm vào bảng.
- Cột Tồn kho là số trên phần mềm. Cột Thực tế được điền sẵn bằng đúng số đó — bạn chỉ cần sửa những dòng đếm ra khác 2.
- Dòng nào lệch thì bấm chữ Lý do lệch… dưới tên hàng để ghi lý do (vỡ, hết hạn, bán quên quét…).
- Thẻ Lệch 3 cho biết có bao nhiêu dòng chênh. Cột bên phải 4 tổng kết: số lệch tăng, lệch giảm và giá trị lệch tính theo giá vốn.
Đếm theo đơn vị nhỏ nhất
Số thực tế luôn gõ theo đơn vị cơ sở của mặt hàng (lon, gói, kg). Có 2 thùng bia 24 lon và 5 lon lẻ thì gõ 53, không gõ 2.
Xem lại dòng lệch rồi cân bằng kho
Bấm thẻ Lệch 1 để chỉ xem những mặt hàng đếm ra khác sổ sách 2 — rà lại lần cuối, đếm lại nếu nghi ngờ.
- Lưu tạm 3 — cất phiếu lại để đếm tiếp sau. Tồn kho chưa thay đổi. Phiếu hiện trong danh sách với trạng thái "Đang kiểm kho"; mở lại để làm tiếp.
- Cân bằng kho 4 — chốt phiếu: tồn kho của các mặt hàng trong phiếu được đưa về đúng số thực tế.
Bấm Cân bằng kho, phần mềm hỏi lại lần nữa 1. Bấm Cân bằng kho trong hộp hỏi để chốt.
Cân bằng rồi thì không sửa được
Phiếu đã cân bằng kho không hủy, không sửa được. Nếu phát hiện đếm nhầm sau đó, hãy lập một phiếu kiểm kho mới cho mặt hàng đó. Phiếu còn ở trạng thái "Đang kiểm kho" (lưu tạm) thì hủy được.
Trong lúc kiểm vẫn bán hàng được
Số "tồn hệ thống" được chốt lại đúng lúc bấm Cân bằng kho, nên nếu trong lúc bạn đếm có người bán hoặc nhập hàng, phần mềm vẫn tính đúng. Tốt nhất vẫn nên đếm lúc vắng khách để khỏi đếm sót hàng đang nằm trong giỏ của khách.
Xem lại phiếu đã kiểm
Quay về danh sách Kiểm kho, bấm vào phiếu 1 để xem chi tiết: trạng thái "Đã cân bằng kho" 2, tồn hệ thống, số thực đếm và lệch của từng mặt hàng kèm lý do 3. Nút In phiếu để in ra lưu hồ sơ.
Mỗi lần cân bằng cũng hiện trong thẻ kho của từng mặt hàng, nên sau này luôn tra được ai đã chỉnh tồn, lúc nào.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm kho thấy thừa hàng thì giá vốn có đổi không?
Không. Hàng thừa được cộng vào kho theo giá vốn hiện tại, giá vốn giữ nguyên. Giá trị lệch chỉ để bạn biết mức thất thoát hoặc dư thừa.
Hàng hỏng, hết hạn thì nên kiểm kho hay xuất hủy?
Nếu bạn biết rõ hàng bị hỏng, hãy lập phiếu xuất hủy — lý do được ghi rõ ràng và báo cáo lãi lỗ tách riêng khoản hàng hủy. Kiểm kho dành cho phần lệch không rõ nguyên nhân.
Tôi sửa ô Tồn kho trong form hàng hóa có giống kiểm kho không?
Giống: phần mềm tự lập một phiếu kiểm kho đã cân bằng cho phần chênh lệch. Nhưng kiểm nhiều mặt hàng thì lập phiếu kiểm kho như bài này nhanh và rõ ràng hơn.